Articolul “Puterea unui eveniment Kaizen combinat cu principiile Agile” este scris ca urmare a unui eveniment Kaizen pe care l-am condus impreuna cu partenerii mei. In plus, acest eveniment a fost realizat in concordanta cu principiile Agile.

Ce este un Kaizen? / Eveniment Kaizen

Tradus la nivel general cuvantul kaizen inseamna schimbare in bine. Consider ca aceasta este de fapt intreaga idee a Gandirii Lean si a mentalitatii de imbunatatire continua. Mai mult, cu ideea de Kaizen exista de fapt o actiune de descompunere a procesului actual, de eliminare a risipelor incorporate si reproiectarea acestora intr-o maniera optimizata.

Un eveniment kaizen este aplicarea concentrata si accelerata a tehnicilor Kaizen / DMAIC intr-o anumita zona. Uneori numit eveniment de imbunatatire rapida sau blitz kaizen, un eveniment kaizen dureaza de obicei in jur de 3 pana la 5 zile. In functie de subiectul la care lucrati, un eveniment Kaizen este de fapt metodologia DMAIC aplicata (definiti, masurati, analizati, imbunatatiti si controlati) la o scara mai mica si intr-un ritm mult mai rapid.

Atentie, un eveniment Kaizen nu este un proiect de transformare, prin urmare, nu va asteptati la miracole. In schimb asteptati-va la imbunatatiri incrementale care trebuie facute cu toata experienta si abilitatile persoanelor implicate.

„Nu exista mari probleme – exista doar o multime de mici probleme.” – Henry Ford

Ce am facut de fapt cu echipa in evenimentul Kaizen combinat cu principiile Agile?

Abordarea pe care am selectat-o ​​a fost: pregatirea, evenimentul Kaizen faza 1 si faza 2, stabilirea unui follow up.

1. Pregatirea

Deoarece Evenimentul Kaizen reuneste in mod normal oameni din Gemba (locul unde se creeaza valoarea, unde are loc in mod real activitatea), faza de pregatire este de o importanta cruciala pentru a avea un eveniment de succes.

In acest caz, obiectivul a fost ca echipa de conducere de nivel superior sa fie implicata in selectarea zonelor de imbunatatit, in definirea problemei, in selectarea echipei, in inceperea colectarii informatiilor si in alinierea criteriilor de succes pentru eveniment.

Dupa cum am mentionat, am vrut sa organizam evenimentul intr-o maniera Agile. Prin urmare, am definit un interval de timp, o „camera de razboi”, resursele necesare si am stabilit 2 iteratii de 2,5 zile. Dupa fiecare iteratie, clientul, sponsorul, partile interesate au fost invitati sa ofere feedback si ghidare in directia dorita. Acest lucru s-a dovedit a fi de ajutor nu numai pentru livrabile, ci si pentru moralul echipei. Membrii echipei, care au lucrat de cele mai multe ori autodisciplinati. Au considerat ca munca lor este importanta daca managementul de nivel superior vine sa ofere feedback.

Cheia in faza de pregatire a fost, de asemenea, stabilirea unei intelegeri comune a proceselor actuale si selectarea zonelor cu potential de imbunatatire. Am facut acest lucru, incepand cu reprezentarea fluxului valoric al organizatiei implicate. Am identificat obiectivele strategice si am adaugat zonele de interes cele mai importante. Una dintre ele a fost digitalizarea si RPA-ul (automatizarea proceselor robotizate). Am analizat procesele, initial la nivel de grup de procese si apoi la nivel de proces, luand in considerare toate cele de mai sus.

2. Faza 1 a evenimentului Kaizen

Au fost selectate trei procese pentru a fi optimizate. Au fost definite trei echipe cu abilitati adecvate (nivelul Centurii Verzi si cunostinte despre fundamentele Agile) si experienta in proces (persoanele implicate direct in procese au fost aduse fie permanent in proiect, fie atunci cand a fost nevoie).

In fiecare dimineata am aliniat pentru fiecare echipa ceea ce urmeaza sa fie livrat si, de asemenea, dupa fiecare zi am avut o scurta recenzie a ceea ce s-a facut si care au fost dificultatile pe care le-au intampinat.

Inceputul nu a fost usor. Totusi, dupa prima zi, dupa ce membrii echipei au inceput sa se obisnuiasca unii cu altii, sa aiba un anumit ritm de lucru, am avut momente in care ii trimiteam fortat in pauze, deoarece erau prea concentrati pentru a lucra la livrabil.

Pe langa munca care a fost facuta in „camera de razboi”, am solicitat intotdeauna sa documentam si sa verificam realitatea cu persoanele implicate in procese.

Evident, cele trei echipe au evoluat putin diferit din punct de vedere al livrabilelor in timpul evenimentului, dar toate au propus conducerii castiguri rapide sustinute de datele analizate si, de asemenea, solutii pe termen mediu si lung care implica reproiectarea procesului si chiar automatizarea activitatilor din cadrul procesului.

3. Stabilirea unui follow up si faza a 2- a evenimentului Kaizen

Proiectele mai avansate au avut o analiza cost beneficiu pentru partea de imbunatatire si, de asemenea, o propunere a planului de implementare care a fost prezentata la final sponsorului si celorlalte parti interesate. Sesiunea a fost un real succes, rezultatele au fost foarte bine primite si au fost considerate a fi peste asteptari.

Fiecare echipa a stabilit un plan clar de urmarire si implementare, chiar si dupa eveniment. O a doua faza a evenimentului a urmat pentru a evalua faza de imbunatatire si pentru a stabili un plan de control.

Feedback

Feedback-ul de la conducerea de nivel superior, dar mai ales de la membrii echipei care au participat la evenimentul Kaizen, a fost unul foarte bun. Echipa de management a fost incantata de munca depusa, de rezultatele obtinute si de analiza amanuntita si structurata. Membrii echipei au fost, de asemenea, multumiti de rezultat. Totusi cel mai important este ca au fost multumiti de munca pe care au facut-o, de relationarea pe care au avut-o, de cunostintele pe care le-au acumulat si, nu in ultimul rand, de expunerea pe care au avut-o. Unii dintre ei nu au fost implicati niciodata intr-un proiect sau intr-un eveniment Kaizen si s-au simtit cu adevarat bine sa faca parte din workshop.

Scurt sumar pentru puterea unui eveniment Kaizen combinat cu principiile Agile:

1. Un eveniment Kaizen este un efort unic care, pe langa rezultatele palpabile, creste in mod sustenabil moralului echipei.
2. Imbunatatiri care ies din tipar rezulta dintr-un astfel de eveniment. Chiar daca organizatia nu este pregatita sa puna in aplicare toate ideile in aceasta faza, acum are un set de idei care ar putea aduce schimbari substantiale ulterior.

„Cel mai bun mod de a avea o idee buna este sa ai o multime de idei.” – Linus Pauling

3. Combinarea unui eveniment Lean Kaizen cu Agile nu aduce decat beneficii. Echipa se concentreaza pe livrabile si exista feedback rapid din partea managementului superior si a partilor interesate din proiect.
4. Calitatea rezultatelor este foarte ridicata, deoarece exista o verificare continua a realitatii. In plus, ipotezele sunt intotdeauna sustinute de date.

Linkedin link: https://www.linkedin.com/pulse/power-kaizen-event-combined-agile-principles-daniel-marcu/