ROBOTIC PROCESS AUTOMATION
ROBOTIC PROCESS AUTOMATION IN CONTEXT LEAN SIX SIGMA
Probabil ca multi isi pun intrebarea de ce avem, in cadrul preocuparilor noastre, o zona de Robotic Process Automation (RPA), in conditiile in care activitatea noastra principala este instruire si consultanta in optimizarea de procese prin metodologia Lean Six Sigma Agile. Raspunsul este extrem de simplu: vorbim despre robotizarea unor procese (sau a unor zone din procese), iar acestea, inainte de a fi robotizate trebuie trecute printr-un proces de analiza si transformare pentru care metodologia cea mai potrivita, si recomandata de marii producatori de roboti software, este Lean Six Sigma Agile. Asadar, orice initiativa de introducere de roboti are nevoie, printre altele, de expertiza Lean Six Sigma Agile, adica ce am acumulat noi in ultimii cincisprezece ani de instruiri si consultanta livrate unui grup impresionant de clienti din diverse zone de activitate/industrii (automotive, banci, farma, distributie, etc)
CE ESTE ROBOTIC PROCESS AUTOMATION (RPA)?
Dupa decenii de dezvoltare industriala si tehnologica exploziva, la un moment dat, in procesele de productie s-a pus problema automatizarii cu roboti industriali a unor activitati consumatoare de efort si supuse invariabil unei variatii determinate de implicarea factorului uman,. In acest moment sunt milioane de roboti industriali care functioneaza in diverse industrii si care au contribuit major la cresterea exponentiala de eficienta si eficacitate.
Cam acelasi lucru se intampla acum, in ultimii ani, in procesele din sfera serviciilor. Fie ca vorbim de procese principale, adresate clientilor externi, fie ca vorbim de procese suport pentru proceselor principale, ca o consecinta a acumularii formidabile de infrastructura IT, a cresterii numarului de aplicatii disponibile si ca un efect al posibilitatilor din ce in ce mai ample de comunicatii, s-a multiplicat exponential numarul joburilor aferente acestei zone de activitate. La un moment dat, aceasta acumulare cantitativa si calitativa chiar a capatat conotatii de revolutie, strans legata de a patra revolutie industrial (4.0) si o denumirea generica de -“digitalizare”.
Robotic Process Automation (RPA) este o componenta importanta a acestei evolutii, tehnologia propunand folosirea, in zona activitatilor de rutina, repetitive, de volum mare, in locul operatorilor, a unor instrumente software, pe care ii numim roboti. Denumirea apare firesc in conditiile similitudinii cu robotii industriali, adica a inlocuirii oamenilor in cazul anumitor activitati, cu deosebirea evidenta ca robotii software nu exista decat in spatiul virtual.
Robotul este programat sa efectueze activitati repetitive implicand aplicatii si sisteme diferite, este un algorItm cu pasi multipli si acces la diverse zone.
RPA este, in fond, o forma evoluata de automatizare a proceselor de business, capabila sa surprinda si sa inregistreze activitatile efectuate de catre un operator pe un computer, pentru ca apoi sa indeplineasca aceleasi activitati fara interventia operatorului.
DE CE ROBOTIC PROCESS AUTOMATION?
RPA nu este doar o moda, o noua aparitie meteorica menita sa inlocuiasca o moda si sa prefigureze o alta. Este un mod fundamental de a utiliza la un nivel superior resursele acumulate, scurtand dramatic timpul de executie al proceselor si, in acelasi timp, eliberand resursa umana de activitatile de rutina, plictisitoare, obositoare, consumatoare de timp si cu rate de eroare mari.
In afara de a elibera resursele”creative ale organizatiilor, robotizarea aduce cateva alte avantaje indiscutabile:
Robotii nu produc erori, in masura in care sunt corect “instruiti”
Respecta invariabil procedurile si regulile
Sunt disponibili 24/7
Pot fi activati pentru anumite perioade “de varf” si apoi dezactivati
Am enumerat numai cateva dintre cele mai importante avantaje, lasand la urma aspectul cel mai relevant: viteza. Reducerile de durate la procesele in care se implemenreaza roboti sunt absolut impresionante, uneori comparatia fiind practic uimitoare: reduceri de durate de procese de la zeci de minute la secunde.
UNDE SE POATE APLICA ROBOTIC PROCESS AUTOMATION?
Sigur ca, teoretic, ne-am dori sa lasam robotilor toate activitatile si sa ramanem cu forta de munca in zona de strategie, decizie, creativitate. In mod normal, automatizarea cu ajutorul robotilor se poate aplica tuturor proceselor dintr-o organizatie, fie ca vorbim de procesele principale care raspund clientilor externi, fie ca vorbim de procesele de sprijin de la HR, IT, Financiar, Aprovizionare, etc.
Din pacate, deocamdata, robotizarea in stadiul actual nu este un panaceu. NU toate procesele pot fi supuse automatizarii prin roboti, deoarece este necesara indeplinirea catorva conditii:
Procesul trebuie sa aiba reguli foarte clare si un numar mic de exceptii
Procesul trebuie sa aiba intrari si iesiri foarte bine definite si standardizate
Procesul trebuie sa fie declansat de evenimente predefinite sau la intervale clar stabilite
Procesul trebuie sa aiba o repetabilitate(volum) mare, care sa justifice implementarea
CARE SUNT PASII UNEI INITIATIVE DE IMPLEMENTARE RPA?
- Evaluare – In primul rand, ar trebui facuta o evaluare, cu un consultant extern, a pregatirii organizatiei pentru aceasta initiativ, atat din punct de vedere tehnologic cat, mai ales, din punct de vedere al factorului uman
- Strategie – Va trebui ca organizatia sa decida daca urmeaza sa foloseasca exclusiv resurse externe, exclusiv resurse interne sau va adopta un regim mixt, in care is va creste competentele interne lucrand la inceput cu un partener extern
- Echipa – Alegerea unei echipe care sa acumuleze competente, dar care sa fie buni comunicatori si vectori ai schimbarii
- Instruire – Conceptul fundamental in jurul caruia se invarte initiativa este “procesul”, asa ca echipa are nevoie de competente atat in zona de automatizare cat si in tot ce tine de Lean Six Sigma/Agile pentru a face automatizarea eficienta
- Identificare structura de procese – Identificare procese si interactiuni intre acestea, in vederea activitatii ulterioare de selectie a proiectelor “candidate” la automatizare, pe baza criteriilor alese
- Analiza si optimizare procese – In majoritatea covarsitoare a cazurilor, NU se automatizeaza procesele asa cum sunt ele la inceput. Este nevoie de o analiza care, pornind de la stadiul “As Is” sa prefigureze o noua structura de proces “To Be” care ulterior sa fie transferata implementatorului de roboti
- Implementarea si testarea – Cu mentiunea speciala ca automatizarea in conditiile RPA NU este un proiect IT, ci este un proiect al business-ului
